İşe Alım Öncesi Aday Geçmiş Araştırması: Neler Sorgulanabilir?

"Bu adayı araştırabilir miyiz?" İnsan kaynakları ve hukuk birimlerine en sık gelen soru budur; ama cevabı belirleyen soru başkadır: Bu bilgiyi bize kim, hangi dayanakla verebilir? İşe alım öncesi geçmiş araştırması, adayın eğitim, belge, deneyim ve referans beyanlarının karar verilmeden önce bağımsız ve yetkili kaynaklardan doğrulanmasıdır. Türkiye'de bu araştırmanın sınırını şirketin merakı ya da pozisyonun önemi tek başına çizmez; Türk Borçlar Kanunu m.419, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve Adli Sicil Kanunu birlikte çizer.

Pratikte sorun iki yönden çıkıyor. Bir yanda kritik bir pozisyona aldığı kişinin diplomasının sahte, referansının da adayın arkadaşı olduğunu aylar sonra öğrenen işveren var. Öte yanda "sabıka kaydına tanıdık üzerinden baktırırız", "sosyal medyasını baştan sona tararız" diyerek kendini hem suç hem tazminat riskinin içine sokan işveren. İkisinin arasında, belgeye dayanan ve sınırı önceden yazılmış bir yol bulunuyor.

Aşağıda önce hangi bilginin sorgulanabileceğini bir izin haritasıyla gösteriyoruz; ardından adli sicil, diploma ve sertifika, referans ve önceki işveren başlıklarını tek tek ele alıyoruz. KVKK'daki hukuki sebep, aydınlatma ve açık rıza sırası, ayrımcılık yasağı, kritik pozisyonlar ve sosyal medya taramasının sınırları bunları izliyor. Teslim edilen rapor ve iş akışı gibi hizmete ilişkin ayrıntılar personel geçmiş araştırması hizmetimizin kapsamında anlatılıyor; bu rehber, işverenin kendi kararlarını hazırlayan hukuki ve yöntemsel çerçeveye odaklanıyor.

İşe alım öncesi geçmiş araştırması nedir? Üç filtre testi

İşe alım öncesi geçmiş araştırması, bir adayın işe yatkınlığıyla ilgili beyanlarının (eğitim, mesleki belge, çalışma geçmişi, referanslar ve kanunun aradığı durumlarda ceza mahkûmiyeti bilgisi) işe alım kararından önce bağımsız kaynaklarla doğrulanmasıdır. Bir bilginin bu araştırmaya girip giremeyeceği üç filtreyle belirlenir: ilgi, dayanak ve kanal. Üçünden birine takılan bilgi, ne kadar "faydalı" görünürse görünsün araştırmanın dışında kalır.

Uluslararası literatürde "background check" olarak geçen bu inceleme, bazı ülkelerde kredi geçmişinden sürücü kayıtlarına kadar geniş veri tabanlarına erişimle yapılır. Türkiye'de böyle bir ticari sicil sorgulama altyapısı özel işverene açık değildir. Bu nedenle yurt dışındaki örneklerden kopyalanan "kapsamlı tarama paketleri" Türk hukukunda çoğu zaman uygulanamaz; uygulanmaya çalışıldığında da gayriresmî kanallara kayar.

Birinci filtre: İlgi (TBK m.419)

TBK m.419 kısa ve nettir: İşveren, işçiye ait kişisel verileri ancak işçinin işe yatkınlığıyla ilgili veya hizmet sözleşmesinin ifası için zorunlu olduğu ölçüde kullanabilir; özel kanun hükümleri saklıdır. Hüküm "işçi" diyor, ama işe alım sürecinde toplanan verinin amacı zaten gelecekteki iş ilişkisidir; bu yüzden filtre aday aşamasında da uygulanır.

İşe yatkınlık, pozisyonun gerektirdiği bilgi, beceri, yetki belgesi ve güvenilirliktir. Muhasebe uzmanı adayının lisans diploması ve meslek ruhsatı, ağır vasıta şoförünün ehliyet sınıfı, bir yazılım mühendisinin önceki projelerdeki rolü bu kapsamdadır. Adayın medeni hâli, çocuk planı, ebeveynlerinin mesleği ya da hafta sonu ne yaptığı ise hiçbir pozisyonda işe yatkınlığın ölçüsü değildir. Maddedeki "özel kanun hükümleri saklıdır" ifadesi de önemlidir: Özel güvenlik veya özel öğretim gibi alanlarda kanun, işverenin araması gereken şartları kendisi belirler ve filtrenin sınırı o ölçüde genişler.

İkinci filtre: Dayanak (KVKK m.5 ve m.6)

İlgili bir bilgi bile hukuki bir sebep olmadan işlenemez. KVKK m.5/1'e göre kural açık rızadır; m.5/2 ise rıza aranmayan hâlleri sayar. Diploma doğrulaması gibi işlemler çoğu zaman "sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olma" şartına dayanır. Ceza mahkûmiyeti ise KVKK m.6'ya göre özel nitelikli veridir ve çok daha dar bir şart listesine tabidir. Hangi adımın hangi şarta dayandığını aşağıda ayrı bir bölümde tablo hâlinde gösteriyoruz.

Üçüncü filtre: Kanal

İlgili ve dayanağı olan bir bilgi, onu vermeye yetkisi olmayan birinden alındığında yine hukuka aykırı hâle gelir. Adli sicil bilgisi yalnızca ilgili kişiye ve kamu kurumlarına verilir; SGK hizmet dökümünü kişinin kendisi e-Devlet'ten alır; banka ve kredi bilgisi kişinin kendisine aittir; okul, öğrencisine ait bilgiyi ancak adayın yetkilendirmesiyle paylaşır. Bilgiyi doğru kanaldan almak hem suç riskini ortadan kaldırır hem de bulgunun sonradan bir iş davasında kullanılabilmesini sağlar: Anayasa m.38/6 ve HMK m.189/2, hukuka aykırı elde edilen delilin dikkate alınamayacağını söyler.

Tablonun son satırı çoğu işverenin atladığı dördüncü filtredir. Başvuru yapan kırk kişinin tamamı için referans aramak ya da sicil belgesi istemek, karar verilmeyecek otuz dokuz kişinin verisini gereksiz yere işlemek demektir. KVKK m.4/2-(ç) verinin işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasını şart koşar. Doğrulamayı kısa listedeki son aday ya da adaylar için, mümkünse şartlı teklif aşamasında yapmak bu ilkenin en pratik karşılığıdır.

Neler sorgulanabilir? Bilgi türlerine göre izin haritası

Kısa cevap: Pozisyonun gerektirdiği eğitim, belge, deneyim ve referans bilgileri adayın bilgisi dahilinde doğrulanabilir; adli sicil yalnızca adaydan alınan belgeyle ve riskin gerçekten bulunduğu pozisyonlarda değerlendirilebilir; sağlık, inanç, siyasi görüş, aile ve özel yaşam bilgileri ise işe alım araştırmasının konusu olamaz. Aşağıdaki harita, sık karşılaşılan bilgi türlerini bu üç gruba ayırıyor.

Haritada "gri" görünen iki alan, uygulamada en çok tartışma çıkaran alanlardır. Birincisi borç ve icra geçmişidir. Bazı işverenler nakit sorumluluğu olan pozisyonlarda adayın borç yükünü bir risk göstergesi sayar. Ancak Türkiye'de bu bilgiye özel işverenin erişebileceği meşru bir sorgu kanalı yoktur; icra dosyası veya kredi raporu ancak adayın kendisinden gelebilir. Üstelik 6701 sayılı Kanun m.3/2 "servet" temelini de korunan temeller arasında sayar. Borç bilgisini pozisyonla somut bağlantısı gösterilmeden eleme gerekçesi yapmak, ayrımcılık tartışmasını kendi elinizle başlatmak anlamına gelir.

İkinci gri alan sağlıktır. İş sağlığı ve güvenliği mevzuatı bazı işlerde işe giriş sağlık muayenesi öngörür; bu muayene işyeri hekimi kanalıyla, kendi kurallarıyla yürür ve "işe uygundur" sonucuyla sınırlı kalır. Geçmiş araştırması bu rejimin yerini almaz. Referanstan "sık rapor alır mıydı?" diye sormak, sağlık verisini arka kapıdan toplamaktır.

Haritanın kapsamadığı bir konu da var: adayın işe başladıktan sonraki davranışı. Geçmiş araştırması kişinin işe girmeden önceki beyanlarını doğrular. Çalışmaya başladıktan sonra ortaya çıkan rapor suistimali, rakip firmada çalışma gibi şüpheler ayrı bir hukuki rejime tabidir; bu rejimin sınırlarını personel takibinin yasal sınırları rehberinde ayrıca ele aldık.

Adli sicil kaydı: neden yalnızca adayın kendisinden istenebilir?

Çünkü 5352 sayılı Adli Sicil Kanunu m.7, adli sicil bilgilerini kullanılış amacı belirtilmek şartıyla yalnızca ilgili kişiye (veya vekâletnamede açıkça yetkilendirdiği vekiline) ve kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarına verir. Özel bir işveren, insan kaynakları danışmanlığı şirketi ya da dedektiflik bürosu bu listede yoktur. Dolayısıyla tek meşru yol, adayın kendi sorguladığı belgeyi işverene teslim etmesidir.

Kanun bunu bir "izin" olarak değil, bir kapı olarak kurar: Kişi kendi kaydını öğrenir ve kimin göreceğine kendisi karar verir. Bu yapı, işverene kayıt hakkında doğrudan bilgi edinme yolu bırakmaz; ama adayın belgeyi vermeyi kabul etmesi de işverene sınırsız kullanım hakkı tanımaz. Belge, kanunun ve KVKK'nın çizdiği amaçla bağlı kalır.

Belgede ne görünür, ne görünmez?

İşverenlerin en sık yanıldığı nokta, "kaydı yoktur" ibaresini "hayatında hiç ceza almamış" diye okumaktır. Oysa adli sicil belgesi, kanunun belirli bir an itibarıyla göstermeye izin verdiği durumu yansıtır. İnfazı tamamlanmış ya da zamanaşımına uğramış mahkûmiyetler sicilden çıkarılıp arşive alınır; arşiv kayıtları da m.12'deki sürelerin sonunda (Anayasa m.76 ve özel kanunlardaki hak yoksunlukları dışındaki mahkûmiyetler için, arşive alınma koşullarının oluştuğu tarihten itibaren beş yıl) tamamen silinir. Hükmün açıklanmasının geri bırakılması (HAGB) kararları ise işverenin hiçbir yoldan öğrenemeyeceği ayrı bir sistemde tutulur.

Tablodan çıkan pratik sonuç şudur: Sicil belgesi, işverene kanunun uygun gördüğü kadar bilgi verir ve bu sınır bilinçli bir tercihtir. Belgenin göstermediği şeyi başka yollardan "tamamlamaya" çalışmak, örneğin adaya "hakkınızda devam eden bir dava var mı?" diye sormak, kanunun özel olarak aradığı hâller dışında hem ölçülülük ilkesiyle hem de Anayasa m.38/4'teki masumiyet karinesiyle çatışır. Özel güvenlik görevlileri gibi kanunun devam eden kovuşturmayı da engel saydığı istisnai mesleklerde ise bu şartın denetimi kanunun öngördüğü usulle yapılır.

Belge nasıl istenir ve nasıl doğrulanır?

Aday, e-Devlet üzerinden güvenli kimlik doğrulamayla kendi kaydını sorgular ve elektronik doğrulama kodu içeren belgeyi oluşturur. Adli Sicil Yönetmeliği, bilginin "kullanılış amacı ve verileceği merci" belirtilerek verileceğini söyler; e-Devlet'te belge oluşturulurken de belgenin verileceği kurum türü ve kullanım amacı seçilir. İşverenin adaydan doğru amaçla alınmış, güncel tarihli belge istemesi bu yüzden önemlidir.

Belgenin gerçekliği, e-Devlet'in barkodlu belge doğrulama hizmetinde belge üzerindeki barkod veya doğrulama koduyla kontrol edilir. Bu kontrol yapılmadan dosyaya giren bir çıktı, doğrulanmış sayılmaz; belgenin sahte ya da başka bir kişiye ait olma ihtimali sıfırlanmamıştır. Pratik bir kural olarak, şirket politikasında belgenin en geç kaç gün önce alınmış olması gerektiğini (örneğin son bir ay) yazmak, eski tarihli belgelerin dolaşmasını önler.

Doğrulama tamamlandıktan sonra belgenin nerede ve ne kadar süreyle duracağı da bir karardır. Adli Sicil Kanunu m.11, bilginin veriliş amacı dışında kullanılmasını yasaklar. Bu, işe alım için alınan belgenin yıllar sonra bir terfi veya disiplin tartışmasında yeniden kullanılmaması, erişimin işe alım kararını verenlerle sınırlanması ve işe alınmayan adaylara ait belgelerin belirlenen sürenin sonunda imha edilmesi anlamına gelir.

Hangi pozisyonda istenebilir? KVKK m.6/3 ile birlikte okumak

Ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin veriler KVKK m.6/1'de özel nitelikli kişisel veri olarak sayılır. 2 Mart 2024 tarihli 7499 sayılı Kanun'la değişen m.6/3, bu verilerin işlenmesini kural olarak yasaklar ve istisnaları tek tek sayar. İşe alımda öne çıkan üç istisna şunlardır: ilgili kişinin açık rızası (a), kanunlarda açıkça öngörülmesi (b) ve istihdam alanındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması (f). Hangi istisnaya dayanıldığı, belgeyi isteyip istemeyeceğinizi de belirler.

İlk grup, kanunun belirli suçlardan mahkûmiyeti işe engel saydığı işlerdir. 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun m.10, özel güvenlik görevlilerinde kasten işlenen bir suçtan bir yıl veya daha fazla hapis cezasına mahkûm olmamak ile affa uğramış olsa bile hırsızlık, dolandırıcılık, güveni kötüye kullanma ve cinsel dokunulmazlığa karşı suçlar gibi sayılan suçlardan mahkûm olmamak şartlarını arar. 5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu m.4 de bu kurumların personelinde benzer bir suç listesi üzerinden ceza almamış olma şartı arar. Bu işlerde belge istemek KVKK m.6/3-(b) ve (f) bentlerine dayanır; işveren bunu yapmazsa kanuni yükümlülüğünü yerine getirmemiş olur.

İkinci grup, kanunun böyle bir şart aramadığı ama riskin somut olduğu pozisyonlardır: kasa, tahsilat, finans, satın alma, ayrıcalıklı sistem erişimi. Burada dayanak çoğu zaman yalnızca açık rızadır. Açık rıza ise KVKK m.3'teki tanımıyla belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır. İş arayan bir adayın "vermezsem elenirim" kaygısıyla verdiği rızanın özgürlüğü tartışmaya açıktır. Bu yüzden ikinci gruptaki pozisyonlarda belge yalnızca riskle bağlantısı yazılı olarak gösterilebilen pozisyonlarda, son aday aşamasında ve değerlendirmenin hangi suç tipleriyle sınırlı olacağı adaya önceden açıklanarak istenmelidir.

Üçüncü grup, geriye kalan pozisyonların büyük çoğunluğudur. Ofis destek, satış, müşteri hizmetleri ya da teknik uzmanlık gerektiren ama nakit, kritik veri veya kırılgan gruplarla temas içermeyen işlerde her adaydan sicil belgesi istemek, "şirket prosedürü" gerekçesiyle özel nitelikli veri toplamaktır. KVKK m.6/4, özel nitelikli veri işlenirken Kurul'un belirlediği yeterli önlemlerin alınmasını ayrıca şart koşar; gereksiz yere toplanan her belge bu yükümlülüğü de büyütür.

Diploma ve sertifika teyidi: resmî doğrulama kanalları

Diploma ve sertifika teyidinde kural basittir: Belgeyi düzenleyen kurumun kendi doğrulama kanalı dışında hiçbir şey doğrulama sayılmaz. Fotokopi, taranmış PDF, hatta ıslak imzalı görünen bir diploma örneği bile tek başına kanıt değildir; kanıt, kurumun sistemindeki kaydın adayın sunduğu belgeyle eşleşmesidir.

Bu ayrım küçük bir formalite gibi görünse de sahte belge vakalarının çoğu tam olarak bu boşlukta yaşar. Gerçek bir diplomanın üzerindeki isim değiştirilir, gerçek bir okulun basılı şablonu kopyalanır ya da var olmayan bir bölüm uydurulur. Görsel inceleme bunların hiçbirini güvenilir biçimde yakalayamaz; kayıt sorgusu ise hepsini yakalar.

Yükseköğretim: YÖK mezun belgesi ve barkod doğrulama

Türkiye'deki yükseköğretim mezuniyetleri için e-Devlet'te Yükseköğretim Kurulu (YÖK) kaynaklı mezun belgesi hizmeti bulunur. Aday kendi e-Devlet hesabından barkodlu mezun belgesini oluşturur ve işverene verir. İşveren, belge üzerindeki barkod numarası ve adayın T.C. kimlik numarasıyla e-Devlet'in barkodlu belge doğrulama hizmetinde şifre gerekmeden kontrol yapar; ekrana gelen belge ile adayın verdiği belge birebir aynı olmalıdır.

Sistemde görünmeyen bir mezuniyet sahtecilik anlamına gelmez. Özellikle eski tarihli mezuniyetlerde veya kurum değişikliği geçirmiş okullarda kayıt elektronik ortamda bulunmayabilir. Bu durumda adaydan imzalı bir yetki belgesi alınır ve üniversitenin öğrenci işleri biriminden yazılı teyit istenir. Rapor bu satırı "doğrulanamadı, yazılı teyit bekleniyor" olarak gösterir; "sahte" ya da "eksik" olarak değil.

Ortaöğretim: MEB mezuniyet belgesi

Lise ve dengi okul mezuniyetleri için de e-Devlet üzerinden Millî Eğitim Bakanlığı kaynaklı barkodlu mezuniyet belgesi alınabilir. Doğrulama mantığı aynıdır: Aday belgeyi oluşturur, işveren barkodla kontrol eder. Belirli bir yıldan önceki mezuniyetler sistemde yer almayabilir; o zaman okul müdürlüğünden veya ilgili millî eğitim müdürlüğünden yazılı teyit yoluna gidilir. Pozisyon lise mezuniyetinden fazlasını gerektirmiyorsa ve aday yükseköğretim mezunuysa, ayrıca lise diploması doğrulamak gereksiz veri işlemektir.

Yurt dışı diploma, denklik ve apostil yanılgısı

Yurt dışında alınmış bir diploma doğrulaması en uzun süren adımdır. Okulların bilgi verme kuralları ülkeden ülkeye değişir; çoğu kurum adayın imzalı ve tarihli yetki belgesini ister, bazıları yalnızca kendi çevrim içi doğrulama hizmeti üzerinden cevap verir. Türkiye'de mesleğin icrası için denklik aranan alanlarda adaydan YÖK denklik belgesi de istenir ve bu belge de kendi kanalıyla kontrol edilir.

Burada sık görülen bir yanılgıyı düzeltmek gerekir: Apostil şerhi, belgedeki imzanın ve mührün o ülkedeki yetkili bir makama ait olduğunu onaylar; diplomanın içeriğinin doğru olduğunu ya da okulun tanınmış bir kurum olduğunu göstermez. Apostilli bir belge, akreditasyonu olmayan bir "diploma değirmeninden" de alınmış olabilir. Bu yüzden yurt dışı diplomada iki ayrı soru sorulur: Bu kişi bu okuldan gerçekten mezun mu ve bu okul tanınan bir kurum mu?

Mesleki yeterlilik, sertifika ve ruhsatlar

Mesleki Yeterlilik Kurumu (MYK) belgeleri e-Devlet üzerindeki sorgulama hizmetiyle ve belge numarasıyla doğrulanabilir. Bilişim, finans, proje yönetimi veya kalite alanındaki uluslararası sertifikaların çoğunu düzenleyen kuruluşlar, sertifika numarasıyla çalışan çevrim içi doğrulama sayfaları sunar. Avukatlık, mali müşavirlik veya hekimlik gibi kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarına kayıt gerektiren mesleklerde ise ilgili kuruluşun üye veya ruhsat kaydı esas alınır.

Sertifikalarda bakılacak ikinci şey geçerlilik süresidir. Pek çok mesleki belge belirli aralıklarla yenilenir; süresi dolmuş, askıya alınmış ya da iptal edilmiş bir belge, çıktı olarak geçerli bir belgeden ayırt edilemez. Sürücülük gerektiren işlerde de ehliyet sınıfı ve ticari taşımacılık için gereken mesleki belgelerin geçerlilik tarihleri ayrıca kontrol edilir.

Sahte veya şişirilmiş belgenin tipik işaretleri

Doğrulama sürecinde bazı işaretler, tek başına sonuç olmasa da ek soru sormayı gerektirir. Barkod sorgusunun başka bir kişiye veya başka bir belge türüne çıkması, mezuniyet tarihinin SGK hizmet dökümündeki tam zamanlı bir çalışmayla çakışması, beyan edilen bölümün o yıllarda o okulda açık olmaması, belge biçiminin aynı okulun diğer belgelerinden farklı olması ve adayın doğrulama yetkisi vermekten kaçınması bunların başında gelir.

Bu işaretlerden biri çıktığında doğru tepki suçlama değil, açıklama istemektir. Mezuniyet ile çalışma tarihinin çakışması gece öğrenimiyle, bölüm adındaki fark bir isim değişikliğiyle açıklanabilir. Açıklama tatmin edici değilse ve belge gerçekten sahteyse, resmî belgede sahtecilik (TCK m.204) gibi ceza boyutlarını savcılık değerlendirir; suç duyurusu kararını avukatınızla birlikte verin. Sahteliğin işe başladıktan sonra ortaya çıktığı durumda ise iş hukukunun kendi süreleri devreye girer; İş Kanunu m.25/II-(a) kapsamında haklı fesih ve m.26'daki süreler için haklı fesihte delil standardı rehberine bakabilirsiniz.

Referans doğrulama: yöntem adım adım

Referans doğrulama, adayın gösterdiği kişilerin gerçekten iddia edilen ilişkide olduğunu bağımsız biçimde teyit edip onlara işle ilgili, standart sorular sormaktır. Yöntemin iki ayağı vardır: kimi aradığınızı doğrulamak ve ne sorduğunuzu sınırlamak. Birincisi atlandığında sahte referansa, ikincisi atlandığında ayrımcılık ve KVKK riskine kapı açılır.

Referans kontrolünün en zayıf halkası, adayın verdiği cep telefonu numarasının doğrudan aranmasıdır. Bu numaranın gerçekten beyan edilen yöneticiye ait olup olmadığını aramanın kendisi göstermez. Hazırlanmış bir arkadaş, eski bir iş arkadaşı ya da aile bireyi, telefonda kendini "eski müdür" olarak tanıtabilir. Bu yüzden aşağıdaki sıranın ikinci adımı, yöntemin en önemli adımıdır.

1. Referans listesini ve onayı yazılı alın. Adaydan her referans için ad, kurum, unvan, birlikte çalışma dönemi ve ilişki türünü (doğrudan yönetici, ekip arkadaşı, müşteri) içeren imzalı bir liste ve bu kişilerle görüşülmesine onay alın. Adayın "mevcut işverenimle görüşmeyin" talebini kayda geçirin ve uyun.
2. Referansın kimliğini bağımsız kaynaktan doğrulayın. Kişiye adayın verdiği numaradan değil, mümkünse kurumun genel hattı veya kurumsal e-posta adresi üzerinden ulaşın. Kurumun web sitesi, ticaret sicili kayıtları ve mesleki ağ profili, kişinin o dönemde o kurumda beyan edilen unvanla bulunup bulunmadığını gösterir.
3. Görüşmenin başında referansı bilgilendirin. Görüşmenin hangi aday için, hangi amaçla yapıldığını ve notların nasıl saklanacağını kısaca söyleyin. Referans da bu görüşmede kendi kişisel verisi işlenen bir ilgili kişidir.
4. Her aday için aynı soru setini kullanın. Görev ve sorumluluk alanı, ekip büyüklüğü, öne çıkan bir iş sonucu, zorlandığı bir durum ve nasıl yönettiği, birlikte çalışma süresi, ayrılık hakkında bildiği kadarıyla olgusal bilgi ve yeniden birlikte çalışma isteği. Aynı pozisyonun adaylarına farklı sorular sormak, ayrımcılık iddiasında savunmanızı zayıflatır.
5. Sorulmayacakları baştan listeleyin. Sağlık ve rapor kullanımı, hamilelik ve çocuk planı, medeni hâl, dini ve siyasi görüş, sendika üyeliği, etnik köken ve adayın özel hayatına ilişkin hiçbir soru sorulmaz. Referans kendiliğinden bu konulara girerse not alınmaz.
6. Olguyu ve kanaati ayrı kaydedin. "2021–2023 arasında altı kişilik bir ekibi yönetti" bir olgudur; "zaman yönetimi zayıftı" bir kanaattir. Raporda ikisi ayrı sütunlarda, kaynağıyla birlikte yer alır.
7. Tutarsızlığı adaya geri götürün. Referansın anlattığı ile adayın beyanı arasında bir fark varsa, karar vermeden önce adaya açıklama fırsatı verin. Ulaşılamayan bir referans olumsuz bir bulgu değildir; "doğrulanamadı" olarak işaretlenir ve alternatif bir referans istenir.

Önceki işveren neyi paylaşabilir, neyi paylaşamaz?

Önceki işveren, eski çalışanıyla ilgili bilgiyi ancak bir hukuki dayanakla ve ölçülü biçimde paylaşabilir; pratikte bu, adayın onayıyla çalışma tarihleri, unvan ve görev tanımının teyidi demektir. Performans ve davranış değerlendirmesinin en sağlam kaynağı ise telefon görüşmesi değil, adayın kendisinin isteyeceği yazılı hizmet belgesidir.

Önceki işveren, eski çalışanına ait kişisel verilerin veri sorumlusudur. Bu verileri yeni bir işverene iletmesi KVKK m.8 anlamında bir aktarımdır ve m.5'teki şartlardan birine ya da açık rızaya dayanmak zorundadır. Bu yüzden kurumsal işverenlerin çoğu, adayın yazılı onayını görmeden hiçbir bilgi vermez; onayı görse bile genellikle yalnızca tarih ve unvanı teyit eder. Bu temkin bir engel değil, önceki işverenin kendi yükümlülüğüdür ve olumsuz bir işaret olarak okunmamalıdır.

Hizmet belgesi: telefondan daha güçlü bir kaynak

Türk Borçlar Kanunu m.426, işverenin işçinin isteği üzerine her zaman işin türünü ve süresini içeren bir hizmet belgesi vermekle yükümlü olduğunu düzenler. İşçinin açıkça istemesi hâlinde belgede işçinin işgörmedeki becerisi ile tutum ve davranışları da belirtilir. İş Kanunu m.28'deki çalışma belgesi de işten ayrılan işçiye işin çeşidini ve süresini gösterir. İki hükmün ortak ve çoğu işverenin bilmediği noktası şudur: Belgenin zamanında verilmemesinden veya belgede doğru olmayan bilgiler bulunmasından zarar gören işçi ya da işçiyi işe alan yeni işveren, eski işverenden tazminat isteyebilir.

Bu, referans kontrolüne yeni bir boyut kazandırır. Telefonda söylenen bir cümlenin sorumluluğu belirsizdir; ayrıntılı bir hizmet belgesinde yazılan bir değerlendirme ise imzalıdır ve doğruluğu hukuken güvence altındadır. Kritik pozisyonlarda adaydan, önceki işvereninden beceri ile tutum ve davranışları da içeren bir hizmet belgesi istemesini talep etmek, hem adayın kontrolünde kalan hem de en az veri aktarımıyla en güvenilir bilgiyi üreten yoldur.

Mevcut işveren: en hassas temas

Adayın hâlen çalıştığı işverenle temas, geçmiş araştırmasının en riskli adımıdır. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 04/08/2022 tarihli ve 2022/798 sayılı karar özetine konu olayda, bir şirket kendisiyle iş görüşmesi yapan adayın bu görüşmeyi yaptığı bilgisini ve görüşmenin içeriğine dair bilgileri adayın hâlihazırdaki işyeriyle paylaşmıştı. Kurul, bu paylaşımın aktarım şartlarını karşılamadığını ve işe alım amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma ilkesini aştığını değerlendirerek şirkete idari para cezası verdi.

Kararın işe alım pratiğine iki dersi var. Birincisi, adayın iş aradığı bilgisi bile korunması gereken bir kişisel veridir. İkincisi, mülakatta adayın söylediği her şey yalnızca işe alım kararı için toplanmıştır ve başka bir işverenle paylaşılamaz. Mevcut işveren teyidi gerekiyorsa, adayın açık izniyle ve çoğu zaman teklif kabul edildikten sonra yapılmalıdır.

Tablodaki "hayır" satırları, önceki işverenin bu bilgileri bilmediği anlamına gelmez; bilip paylaşamayacağı anlamına gelir. Bir yetkili bu sınırı aşıp kendiliğinden anlatmaya başlarsa, görüşmeyi yapan kişinin bu bilgiyi not almaması ve karara katmaması gerekir. Aksi hâlde hukuka aykırı aktarımın sonucu, bilgiyi alan işverenin dosyasına taşınmış olur.

KVKK: hukuki sebep, aydınlatma ve açık rıza doğru sırayla

KVKK açısından doğru sıra şudur: Önce her araştırma adımı için bir hukuki sebep belirlenir (m.5 veya m.6), sonra aday veriler toplanırken aydınlatılır (m.10); açık rıza ise yalnızca başka bir şartın bulunmadığı adımlar için ve gerçekten özgür iradeyle verilebilecek biçimde istenir. Uygulamada sıra genellikle tersine işler: Adaya her şeyi kapsayan tek bir "rıza formu" imzalatılır ve hukuki sebep sorusu hiç sorulmaz.

Bu tersine çevrilmiş sıranın iki sakıncası vardır. Birincisi, açık rıza her zaman geri alınabilir; tüm süreci rızaya bağlayan işveren, aday rızasını geri çektiğinde elinde hiçbir dayanak bulamaz. İkincisi, KVKK m.3'teki tanıma göre açık rıza belirli bir konuya ilişkin olmalıdır. "Şirketimizin gerekli gördüğü her türlü araştırmaya rıza gösteriyorum" gibi genel bir ifade bu tanımı karşılamaz.

Hangi adım hangi dayanağa yaslanır?

Aşağıdaki tablo, işe alım araştırmasındaki tipik adımlar için olası hukuki sebepleri gösterir. Genel bir çerçevedir; somut dosyada hangi şarta dayanılacağını veri koruma danışmanınız veya avukatınızla birlikte belirleyin.

Tablonun son satırı özellikle önemlidir. KVKK m.6/3-(ç), özel nitelikli verinin ancak "alenileştirme iradesine uygun" olarak işlenebileceğini söyler. Bir kişinin siyasi görüşünü herkese açık paylaşması, bu görüşün iş başvurusunda aleyhine kullanılmasına razı olduğu anlamına gelmez. Aynı içerik 6701 sayılı Kanun'un korunan temelleri arasında olduğundan, işlenmesi ayrımcılık tartışmasını da beraberinde getirir.

Aydınlatma metninde neler bulunmalı?

Aydınlatma, verilerin elde edilmesi sırasında yapılmalıdır; araştırma bittikten sonra gönderilen bir bilgi notu bu yükümlülüğü karşılamaz. Aydınlatma metni ile açık rıza metni de ayrı belgeler olmalıdır. Aşağıdaki liste, bir işe alım araştırması için hazırlanan aydınlatma metninin kontrol noktalarını içerir.

• [ ] Veri sorumlusunun (işverenin) kimliği ve varsa temsilcisi açıkça yazılmış.
• [ ] Doğrulanacak bilgilerin listesi pozisyona göre ayrı ayrı sayılmış: eğitim, belge, çalışma geçmişi, referans, gerekiyorsa sicil belgesi.
• [ ] Her bilginin hangi kaynaktan alınacağı belirtilmiş: adayın e-Devlet belgeleri, okul, önceki işveren, referanslar, açık kaynaklar.
• [ ] Verilerin aktarılabileceği taraflar yazılmış; araştırmayı işveren adına yürüten hizmet sağlayıcı da bunlara dahil.
• [ ] Toplama yöntemi ve her adımın hukuki sebebi gösterilmiş.
• [ ] İşe alınma ve alınmama hâlleri için ayrı saklama süreleri ile imha yöntemi açıklanmış.
• [ ] Adayın m.11'deki hakları ve başvuru yolu yazılmış.
• [ ] Açık rıza gerektiren adımlar ayrı bir metinde, tek tek işaretlenebilir biçimde sunulmuş.
• [ ] Çelişkili bir bulgu çıkarsa karar öncesinde adaya açıklama fırsatı verileceği belirtilmiş.

Araştırmayı bir dış hizmet sağlayıcıya yaptırıyorsanız, iki tarafın KVKK karşısındaki rolü de netleşmelidir. Verinin hangi amaçla işleneceğine karar veren işverendir; dedektiflik bürosu bu karar çerçevesinde ve yazılı talimatla çalışır. Rollerin nasıl ayrıştığını ve üçüncü kişi verisinin büro içinde nasıl korunduğunu KVKK ve dedektiflik ilişkisini anlattığımız rehberde ayrıntılı olarak ele aldık.

Otomatik eleme araçları ve saklama süresi

Bazı işverenler aday taramasında puanlama yapan yazılımlar kullanır. KVKK m.11/1-(g), işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz hakkı tanır. Geçmiş araştırmasının bulgularını bir yazılıma "kırmızı-yeşil" sınıflandırması yaptırıp insan değerlendirmesi olmadan aday elemek, bu itiraz hakkını doğrudan tetikler. Bulgu ne olursa olsun, son kararın gerekçesi bir insan tarafından yazılmalıdır.

Saklama tarafında ölçü, KVKK m.4/2-(d) ve m.7'dir: İşlenmesini gerektiren sebep ortadan kalktığında veri silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. İşe alınan adayın doğrulama sonuçları özlük dosyasına yalnızca gerekli ölçüde aktarılır; ham notlar, ekran görüntüleri ve sicil belgesi süresiz saklanmaz. İşe alınmayan adaylara ait dosyalar, olası itiraz ve başvuru süreleri gözetilerek belirlenen sürenin sonunda tutanakla imha edilir.

Ayrımcılık yasağı: toplanan bilgi karar gerekçesine dönüştüğünde

Geçmiş araştırmasının ayrımcılık riski, araştırmanın sorduğu sorudan çok topladığı bilgiden doğar: Bir bilgiyi elde etmiş olmanız, kararın o bilgiye dayandığı iddiasını mümkün kılar. 6701 sayılı Türkiye İnsan Hakları ve Eşitlik Kurumu Kanunu bu nedenle ayrımcılık yasağını yalnızca kurulmuş çalışma ilişkisine değil, bilgilenme, başvuru, seçim kriterleri ve işe alım şartlarına da uygular.

İş Kanunu m.5'teki eşit davranma ilkesi ise büyük ölçüde kurulmuş iş ilişkisine yöneliktir; ancak cinsiyet ve gebelik bakımından iş sözleşmesinin yapılması aşamasını da açıkça kapsar. Aday aşamasındaki asıl çerçeveyi 6701 sayılı Kanun çizer. İki düzenleme birlikte okunduğunda mesaj aynıdır: İşe alım kararı, pozisyonla ilgili ve önceden belirlenmiş kriterlere dayanmalıdır.

"Yetkilendirilmiş kişi" ifadesi kimi kapsar?

6701 sayılı Kanun m.6/1'deki "işveren tarafından yetkilendirilmiş kişi" ifadesi, işe alımı yürüten danışmanlık şirketini ve geçmiş araştırmasını yapan hizmet sağlayıcıyı da düşündürür. İşveren adına çalışan bir dış kaynağın rapora koyduğu ilgisiz bir bilgi, ayrımcılık iddiasında işverenin dosyasına girer. Bu yüzden hizmet sağlayıcıyla yapılan sözleşmede, korunan temellere ilişkin bilgilerin rapora alınmayacağı açıkça yazılmalıdır.

Masum görünen kriterler ve dolaylı ayrımcılık

6701 sayılı Kanun m.4, doğrudan ayrımcılığın yanında dolaylı ayrımcılığı da sayar: Görünüşte tarafsız bir kriter, korunan bir gruba orantısız biçimde dezavantaj yaratıyorsa sorun doğar. Geçmiş araştırmasında bu risk çoğu zaman iyi niyetli "pratik kurallar" üzerinden ortaya çıkar.

En güçlü savunma, ayrımcılık iddiası doğmadan önce oluşturulmuş bir kayıttır. Pozisyon ilanından önce yazılmış doğrulama kriterleri, aynı pozisyonun bütün adaylarına uygulanan aynı paket ve karar gerekçesinin bu kriterlere atıfla yazılması, m.21'deki ispat yükü işverene geçtiğinde elinizdeki en değerli belgelerdir. Bilmediğiniz bir bilgiye dayanarak ayrımcılık yapmış olamazsınız; bu yüzden ilgisiz bilgiyi hiç toplamamak, toplayıp "kullanmamaktan" her zaman daha güvenlidir.

Kritik pozisyonlarda ölçülü yaklaşım: finans, kasa, bilgi güvenliği, çocukla temas

Kritik pozisyon, araştırmanın kapsamını genişletmeye gerekçe olabilir ama sınırsız hâle getirmez. Ölçülü yaklaşım, pozisyonun taşıdığı somut riski yazılı olarak tanımlamak ve yalnızca o riskle bağlantılı bilgileri doğrulamaktır. "Bu pozisyon çok önemli, her şeye bakalım" cümlesi, ölçülülük ilkesinin tam tersidir.

Pratikte işe yarayan yöntem, pozisyonları birkaç risk kademesine ayırıp her kademeye önceden tanımlanmış bir doğrulama paketi bağlamaktır. Böylece araştırmanın derinliği adaya göre değil pozisyona göre belirlenir; bu da hem KVKK'daki ölçülülük hem de ayrımcılık yasağı bakımından savunulabilir bir yapı kurar.

Finans, kasa ve tahsilat

Bu pozisyonlarda risk, şirket malvarlığı üzerinde fiilî tasarruf imkânıdır. Doğrulamanın odağı da buna göre şekillenir: beyan edilen finans eğitimi ve meslek ruhsatı, önceki görevlerde nakit veya ödeme yetkisinin gerçekten bulunup bulunmadığı (referans ve hizmet belgesiyle), satın alma pozisyonlarında ise adayın beyan etmediği ve tedarikçi konumundaki bir şirketle ortaklık bağı olup olmadığı. Bu son nokta Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ilanları gibi kamuya açık kaynaklardan doğrulanabilir ve çıkar çatışması açısından doğrudan işle ilgilidir.

Sicil belgesi istenecekse değerlendirme, malvarlığına karşı suçlar ile güveni kötüye kullanma (TCK m.155) ve dolandırıcılık (TCK m.157) gibi pozisyonun riskiyle doğrudan bağlantılı suç tipleriyle sınırlanmalı ve bu sınır adaya önceden söylenmelidir. Adayın borç durumu ise, yukarıda anlatılan nedenlerle, kendiliğinden bir eleme ölçütü yapılmamalıdır.

Bilgi güvenliği ve ayrıcalıklı erişim

Sistem yöneticisi, veri tabanı yöneticisi veya bilgi güvenliği uzmanı gibi pozisyonlarda risk, şirketin ve müşterilerinin verilerine geniş erişimdir. İlgili bulgular; beyan edilen teknik sertifikaların düzenleyen kuruluş kanalıyla doğrulanması, önceki işlerde hangi seviyede yetki taşındığının referanslarla teyidi ve kamuya açık mesleki içerikte eski bir işverene ait gizli bilgilerin paylaşılıp paylaşılmadığıdır. Sicil değerlendirmesi yapılacaksa ilgili suç tipleri bilişim suçları (TCK m.243–245) ve kişisel verilere ilişkin suçlardır (TCK m.135–136).

Geçmiş araştırması bu pozisyonlarda tek başına bir güvenlik önlemi değildir. En az yetki ilkesi, erişim kayıtlarının tutulması ve gizlilik sözleşmesi gibi kontroller, temiz geçmişi olan bir çalışanın ileride yapabileceği hatalara karşı da korur. Araştırmanın görevi, bu kontrollerin yerine geçmek değil, işe başlama anında bilinen bir riski masaya getirmektir.

Çocukla temas eden işler

Çocuklarla doğrudan ve düzenli temas gerektiren işlerde, korunan kişinin kırılganlığı nedeniyle ölçülülük dengesi farklı kurulur. 5580 sayılı Özel Öğretim Kurumları Kanunu m.4, bu kurumların personelinde cinsel dokunulmazlığa karşı suçlar da dahil olmak üzere sayılan suçlardan ceza almamış olma şartını arar; bu işlerde sicil belgesi istemek kanuni bir yükümlülüktür. Aynı hükümdeki "hakkında kovuşturma bulunmaması" şartı ise bazı suç tipleri ve kişi grupları bakımından Anayasa Mahkemesi kararlarıyla iptal edilmiştir; başvuru anında hükmün güncel metnini kontrol etmek gerekir.

Özel bir kanun hükmünün bulunmadığı çocukla temaslı işlerde (örneğin bazı spor, eğitim destek veya etkinlik faaliyetleri) sicil belgesi istemenin dayanağı açık rızadır ve değerlendirme, çocukların güvenliğiyle doğrudan bağlantılı suç tipleriyle sınırlı tutulmalıdır. Bu pozisyonlarda referans görüşmesinin odağı da değişir: Adayın daha önce çocuklarla hangi ortamda, kimin gözetiminde çalıştığı ve kurumun çocuk koruma kurallarına uyumu sorulur. İşin kendisinin tasarımı, örneğin bir yetişkinin çocukla gözetimsiz yalnız kalmadığı bir düzen kurmak, geçmiş araştırmasından en az onun kadar koruyucudur.

Bireysel değerlendirme: mahkûmiyet ile pozisyon arasındaki bağ

Kanunun açıkça engel saydığı hâller dışında, sicil belgesindeki bir kayıt kendiliğinden ret sebebi olmamalıdır. Bireysel değerlendirmede beş soru sorulur: Suçun niteliği pozisyonun riskiyle bağlantılı mı? Mahkûmiyetin üzerinden ne kadar zaman geçti? Tekrarlanan bir davranış mı, tek bir olay mı? Aday bu konuda ne açıklama yapıyor? Kanun bu mahkûmiyeti bu iş için açık bir engel sayıyor mu? Cevaplar yazılı hâle getirildiğinde karar, hem adaya karşı adil hem de sonradan sorgulandığında savunulabilir olur.

Sosyal medya taraması: açık olan her şey kullanılabilir mi?

Hayır. Bir paylaşımın herkese açık olması onu belirli bir amaçla işlenebilir kılabilir, ama işe alım kararına katılabilir kılmaz. KVKK m.5/2-(d) ilgili kişinin alenileştirdiği veriyi bir işleme şartı olarak sayar; Kurul'un yerleşik yaklaşımı bu verinin alenileştirme amacıyla bağlantılı kullanılması yönündedir. Özel nitelikli verilerde ise m.6/3-(ç) bu sınırı kanun metnine taşımıştır: işleme, ancak "alenileştirme iradesine uygun" olabilir.

Bu ölçüyle bakıldığında, sosyal medya taramasında meşru alan oldukça dardır. Mesleki ağ profilindeki deneyim ve unvan beyanının özgeçmişle tutarlılığı, adayın kendi adıyla yayımladığı mesleki içerik ve projeler, mesleki itibarla ilgili kamuya açık haberler ve beyan edilmemiş bir rakip veya tedarikçi şirket bağlantısı işle ilgilidir. Siyasi ve dini paylaşımlar, aile ve çocuk fotoğrafları, sağlık durumu, arkadaş listesi, beğeniler, tatil ve eğlence paylaşımları ise ilgili değildir; bunların bir kısmı aynı zamanda 6701 sayılı Kanun'un korunan temellerine dokunur.

Görülen görülmemiş olamaz: tarama ile kararı ayırmak

Sosyal medya taramasının yapısal sorunu, ilgisiz bilgiyi görmeden ilgili bilgiye ulaşmanın neredeyse imkânsız olmasıdır. Karar verici bir adayın profilinde hamilelik paylaşımı gördüyse, kararı bu bilgiden etkilenmemiş olsa bile etkilenmediğini kanıtlaması zorlaşır. Bu yüzden iyi uygulama, taramayı karar vericiden ayrı bir kişiye veya hizmet sağlayıcıya yaptırmak ve karar vericiye yalnızca önceden yazılmış kriterlere uyan, kaynağı gösterilmiş mesleki bulguları iletmektir.

Taramanın bir diğer riski yanlış kişidir. Yaygın bir ad-soyadla yapılan aramada, başka birine ait bir hesabın adayınkiymiş gibi rapora girmesi kolaydır. Kimlik eşleşmesi en az iki bağımsız unsurla, örneğin aynı fotoğraf, aynı işyeri geçmişi veya adayın özgeçmişinde verdiği profil bağlantısıyla kurulmadan hiçbir bulgu adaya atfedilmez. Açık kaynak araştırmasının doğrulama ve belgeleme yöntemlerini OSINT rehberimizde ayrıntılı olarak anlattık.

Sosyal medya taramasını süreçlerinize ekleyecekseniz, aşağıdaki kontrol listesi asgari çerçeveyi verir.

• [ ] Tarama yalnızca risk kademesi bunu gerektiren pozisyonlarda yapılıyor ve aydınlatma metninde açıkça yazılı.
• [ ] Hangi platformlara ve hangi tür içeriğe bakılacağı, taramadan önce yazılı kriterlerle belirlenmiş.
• [ ] Taramayı yapan kişi işe alım kararını veren kişi değil.
• [ ] Yalnızca herkese açık içeriğe bakılıyor; takip isteği, mesaj veya sahte profil kullanılmıyor.
• [ ] Kimlik eşleşmesi en az iki bağımsız unsurla kurulmadan bulgu adaya atfedilmiyor.
• [ ] Her bulgu URL, erişim tarihi ve saati ile ekran kaydıyla belgeleniyor.
• [ ] Siyasi, dini, sağlık, aile ve özel yaşam içeriği rapora hiç alınmıyor.
• [ ] Olumsuz bir mesleki bulgu, karar öncesinde adaya açıklama fırsatı verilerek değerlendiriliyor.

Sık yapılan hatalar

İşe alım öncesi geçmiş araştırmasında işvereni zor durumda bırakan hataların çoğu, kötü niyetten değil, sürecin hiç yazılmamış olmasından doğar. Aşağıdaki liste, yukarıdaki bölümlerde ele aldığımız risklerin uygulamada en sık görülen biçimlerini topluyor.

1. Araştırmayı bütün başvuru havuzuna yaymak. Son aday yerine her başvurana referans araması veya belge talebi, karar verilmeyecek onlarca kişinin verisini gereksiz yere işlemek demektir.
2. Sicil belgesini barkodla doğrulamamak. Çıktı veya ekran görüntüsü olarak alınan belge, e-Devlet doğrulaması yapılmadıkça doğrulanmış değildir; eski tarihli belgeler de güncel durumu göstermez.
3. Arşiv kaydını veya yakınların sicilini istemek. Özel kanun yoksa arşiv kaydı istemek ölçüsüzdür; yakınların kaydını istemek ise Adli Sicil Kanunu m.10/2'ye aykırıdır.
4. "Kaydı yoktur" ibaresini "hiç ceza almamış" diye okumak ya da tersini "araştırmak". Belgenin göstermediği HAGB ve arşiv bilgisini başka kanallardan tamamlamaya çalışmak, gayriresmî kanal riskini doğurur.
5. Adayın verdiği referans numarasını doğrulamadan aramak. Referans ilişkisi kurumun genel hattı, web sitesi veya mesleki ağ kaydıyla teyit edilmeden yapılan görüşme, sahte referansa açıktır.
6. Mevcut işvereni habersiz aramak. Adayın iş aradığı bilgisini veya mülakat içeriğini mevcut işverenle paylaşmak, Kurul'un idari para cezası verdiği türden bir ihlaldir.
7. Açık rızayı aydınlatma metninin içine gömmek. Tek imzalık "her türlü araştırmaya rıza" ifadesi belirli bir konuya ilişkin değildir ve rıza geri alındığında süreci dayanaksız bırakır.
8. Apostili doğrulama sanmak. Apostil imzayı onaylar, diplomanın içeriğini ve okulun tanınırlığını değil.
9. Doğrulanamayanı yanlış saymak. Kapanmış bir şirket, cevap vermeyen bir okul veya ulaşılamayan bir referans, olumsuz bulgu değil açık bir sorudur.
10. Raporu özlük dosyasında süresiz bırakmak. Ham notlar, sicil belgesi ve ekran kayıtları amacı sona erdiğinde imha edilmezse, ileride başka bir kararın gerekçesine dönüşme riski taşır.

Kanıt Dedektiflik bu süreçte ne yapar?

Kanıt Dedektiflik işe alım kararını vermez ve adayın uygunluğu hakkında hüküm kurmaz; işverenin önceden belirlediği kriterlere göre beyanların doğrulanmış, kaynağı belli ve hukuka uygun biçimde ortaya konmasına yardım eder. Her dosya Kanıt Yöntemi'nin ilk adımı olan hukuka uygunluk ön testiyle başlar: Pozisyonun risk kademesi, talep edilen her doğrulama alanının pozisyonla bağlantısı ve adaya verilen aydınlatmanın yeterliliği kontrol edilir. Aydınlatması yapılmamış bir adayın araştırması başlatılmaz.

Çalışma büyük ölçüde belge ve kaynak disiplinidir. Mezuniyet ve sertifikalar barkod veya düzenleyen kurum kanalıyla, referanslar kimliği bağımsız kaynaktan doğrulandıktan sonra standart soru setiyle, önceki işveren teyitleri adayın yazılı onayıyla yapılır. Açık kaynak taraması yalnızca mesleki itibarla sınırlı tutulur ve korunan temellere ilişkin hiçbir bilgi rapora alınmaz. Adli sicil bilgisi hiçbir kanaldan sorgulatılmaz; gerekiyorsa adayın teslim ettiği belgenin yalnızca gerçeklik kontrolü yapılır.

Teslim edilen rapor her beyanı "doğrulandı, doğrulanamadı, çelişkili" olarak gösterir; kullanılan kaynağı, doğrulama tarihini ve adaya sorulması önerilen açık noktaları içerir. Ek dosyalar hash listesiyle birlikte teslim edilir ve önerilen saklama-imha takvimi rapora eklenir.

İlk aday dosyasını açmadan önce: yazılı hâle getirilecek kararlar

Geçmiş araştırmasının hukuka uygunluğu, ilk referans aranmadan önce verilen kararlarla belirlenir. Aşağıdaki listeyi bir kez, şirket düzeyinde tamamlarsanız her yeni pozisyonda yalnızca risk kademesini seçmeniz yeter.

• [ ] Pozisyonlar risk kademelerine ayrıldı ve her kademenin doğrulama paketi yazıldı.
• [ ] Sicil belgesinin hangi pozisyonlarda, hangi hukuki sebeple ve hangi suç tipleriyle sınırlı olarak değerlendirileceği belirlendi.
• [ ] Araştırmanın son aday veya şartlı teklif aşamasında yapılacağı ve şartlı teklif metni hazırlandı.
• [ ] Aydınlatma metni ve ayrı açık rıza metni pozisyon kademelerine göre hazırlandı.
• [ ] Referans soru seti ve sorulmayacak konular listesi yazıldı; mevcut işverenle temasın kuralı belirlendi.
• [ ] Sosyal medya taramasının yapılıp yapılmayacağı, yapılacaksa kimin yapacağı ve kriterleri kararlaştırıldı.
• [ ] Çelişkili bulguda adaya açıklama fırsatı verilmesi ve kararın gerekçesinin yazılı olması kural hâline getirildi.
• [ ] İşe alınan ve alınmayan adaylar için saklama süreleri ve imha yöntemi belirlendi.

Bu kararların bir kısmı hukuki, bir kısmı yöntemseldir; ikisini birbirinden ayırmadan ilerlemek, doğru bir bulguyu bile kullanılamaz hâle getirebilir. Hukuki dayanakları avukatınız veya veri koruma danışmanınızla, doğrulama yöntemini ve raporun yapısını bizimle birlikte değerlendirmek isterseniz, kritik bir pozisyon için ilk adımı atmadan önce iletişim sayfasından ücretsiz bir ön görüşme talep edebilirsiniz.